AVG protocol

04.29.18 | Gemeente | by Gerard van Doodewaard

    AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

    Protocol beeldmateriaal en publicatie op internet VEG het Kruispunt

    Inleiding
    VEG het Kruispunt is wettelijk verplicht om aan alle gemeenteleden toestemming te vragen voor het maken en publiceren van beeldmateriaal van hen en hun kind(eren). Dit is geregeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Daarnaast wil VEG het Kruispunt, ter bescherming van de gemeenteleden en hun kinderen, voorkomen dat er ongecontroleerd en ongewenst opnames van de gemeenteleden en kinderen worden gemaakt en verspreid. Om deze redenen is dit protocol opgesteld en vastgesteld door de oudsten en voorganger op 24 april 2018.

    Doel protocol
    VEG het Kruispunt moet een veilige omgeving zijn voor alle gemeenteleden en hun kinderen. Hierbij is het uitgangspunt dat het niet is toegestaan dat er, zonder toestemming van de oudsten en voorganger, beeldmateriaal (foto en video) van de gemeenteleden gemaakt wordt. Daarnaast is en blijft alle opgenomen beeldmateriaal, ook gemaakt door derden, eigendom van VEG het Kruispunt. VEG het Kruispunt is verantwoordelijk voor het beheer, de publicatie en de verspreiding van alle opnames.

    Dit protocol is van toepassing op alle personen die VEG het Kruispunt bezoeken en daar beeld- materiaal maken. Onder VEG het Kruispunt wordt verstaan de fysieke locatie van het gemeentegebouw inclusief de bijbehorende buitenterreinen en kinderdienstruimten, evenals de groepsactiviteiten die onder de verantwoordelijkheid van VEG het Kruispunt buiten het schoolterrein plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld bij buiten activiteiten.

    Maatregelen en sancties Bij overtreding van de regels van dit protocol zullen de oudsten en voorganger de maker van het beeldmateriaal aanspreken en indien nodig een waarschuwing geven. In ernstige gevallen (bijvoorbeeld wanneer het doel van de opname in strijd is met de wettelijke bepalingen) kan er overwogen worden om aangifte te doen. Bij herhaalde overtreding kunnen door de oudsten en voorganger van VEG het Kruispunt de toegang tot de gemeente voor een bepaalde termijn worden ontzegd.

    Toestemming
    Er wordt aan alle gemeenteleden schriftelijk toestemming gevraagd voor het maken en publiceren van beeldmateriaal van de gemeenteleden en hun kinderen op de website, in de nieuwsbrief en in folders. Dit geldt ook voor het maken van foto’s van externe activiteiten zoals uitstapjes, reizen en kampen. Daarnaast wordt er ook toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal op social media van VEG het Kruispunt.

    Opname beeldmateriaal zoals foto’s en video
    1. Het is voor gemeenteleden, gasten en derden niet toegestaan om zonder toestemming vanuit VEG het Kruispunt tijdens activiteiten georganiseerd door VEG het Kruispunt foto’s en video-opnames te maken.
    2. Gemeenteleden mogen pas na toestemming van de oudsten en / of voorgangers foto’s maken of filmen in de gemeente of tijdens activiteiten van VEG het Kruispunt. Het moet vooraf duidelijk zijn voor welk doel de foto’s en video’s worden gemaakt. Daarnaast wordt er rekening gehouden met de mate waarin toestemming is gegeven door de gemeenteleden en de kinderen van de gemeenteleden die gefotografeerd worden.
    3. Bij activiteiten in de gemeente, zoals Kerst- en Paasviering, speciale weekenden, evangelisatie activiteiten e.d. vraagt het oudstenteam het communicatieteam om foto’s te maken.
    4. De foto’s en filmopnames die gemaakt zijn, zijn eigendom van VEG het Kruispunt en worden in de gemeente bewaard in een beveiligde omgeving. Foto’s en videomateriaal die met een privé toestel zijn gemaakt moeten worden vernietigd en mogen niet verspreid worden. Het rondsturen en verspreiden van foto’s en videomateriaal van gemeenteleden gemaakt in de gemeente is zonder uitdrukkelijke toestemming van de oudsten en de voorganger niet toegestaan.

    Publicatie van beeldmateriaal zoals foto’s en filmopname
    1. Bij de publicatie van beeldmateriaal van kinderen door VEG het Kruispunt worden geen achternamen van kinderen vermeld.
    2. Er worden geen individuele foto’s of video’s van kinderen gepubliceerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de ouders/verzorgers.
    3. Indien gemeenteleden / ouders, na plaatsing van individueel beeldmateriaal op de website, liever zien dat het verwijderd wordt, dan kunnen zij dat aangeven bij de oudsten en / of de voorganger en wordt het beeldmateriaal verwijderd. Een groepsfoto op de website of op sociale media wordt niet verwijderd als één ouder bezwaar maakt. Dan wordt alleen het desbetreffende kind onzichtbaar gemaakt.
    4. Voor het publiceren van beeldmateriaal van een activiteit in bijvoorbeeld een dorpsblaadje of krant, wordt vooraf geen toestemming aan gemeenteleden en ouders gevraagd. De namen van gemeenteleden en kinderen worden echter niet bij de betreffende foto gepubliceerd.

    Video-opnamen voor professioneel gebruik
    1. Video-opnamen voor professionalisering van het muziekteam worden intern op teamniveau gebruikt en na bespreking gewist of vernietigd. Hiervoor vragen wij vooraf geen toestemming aan gemeenteleden
    2. Bij video-opnamen met als doel informatieverstrekking voor bijvoorbeeld communicatie binnen de gemeente, wordt aan de gemeenteleden vooraf geen toestemming gevraagd. Het betreft hier alleen een opname voor intern gebruik en na gebruik worden de opnames vernietigd.

    Tv-, video-opnamen voor extern gebruik (door externen)
    VEG het Kruispunt is hier terughoudend in. Alle verzoeken om video- of foto-opnamen te mogen maken voor extern gebruik worden eerst ter goedkeuring aan de oudsten en voorganger voorgelegd. Beide toetsen de aanvragen aan de afspraken in dit protocol en leggen de voorwaarden vast. Toestemming tot filmen of het maken van foto’s door externen wordt alleen verleend indien:
    1. Het uiteindelijke materiaal voor publicatie ingezien is door de oudsten en voorganger en betrokken gemeenteleden.
    2. Gemaakte programma’s passen binnen de waarden en normen van de gemeente

    ….. Nieuwerkerk aan den IJssel, mei 2018 Voorganger en oudsten VEG het Kruispunt

    Het protocol is ook beschikbaar in PDF formaat. Voor PDF formaakt <KLIK HIER>